Assistenz Sekretariat (m/w/d)
Diese Stelle ist im Dezernat Personal in der Abteilung Personalentwicklung im Office Support Team zum nächstmöglichen Zeitpunkt zunächst befristet bis zum 31.08.2024 zu besetzen. Die Vergütung erfolgt nach Entgeltgruppe 8 TV-L, eine Höhergruppierung auf E 9a TV-L ist zu einem späteren Zeitpunkt möglich. Es handelt sich um eine Vollzeitstelle. Eine Beschäftigung in bzw. Reduzierung auf Teilzeit ist grundsätzlich möglich.
Das Office Support Team ist auf die Gebiete „Sekretariat“ und „Sachbearbeitung“ innerhalb der TU Dortmund spezialisiert. Als Mitarbeiter*in unseres dynamischen und motivierten Teams unterstützen Sie die Fakultäten, Service- und Verwaltungseinrichtungen in zeitlich begrenzten Einsätzen mit unterschiedlichen Tätigkeitsschwerpunkten.
IHRE AUFGABEN:
- eigenständige Organisation und Verwaltung des Sekretariats im Einsatzgebiet einschließlich selbstständige Korrespondenz sowie die Koordination von Terminen
- Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Besprechungen und Veranstaltungen
- Überwachung der Haushalts- und Drittmittelprojekte sowie Vorbereitung und Durchführung von Beschaffungen in SAP
- Mitwirkung bei der Beantragung und Abwicklung von Personalmaßnahmen und Dienstreisen
WIR BIETEN:
- abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeiten
- ein Team mit "Wir Gefühl" und Feedbackkultur
- umfassende Fort- und Weiterbildungsangebote zur persönlichen und beruflichen Entwicklung
- die einzigartige Möglichkeit die TU Dortmund dank der wechselnden Einsätze aus unterschiedlichen Perspektiven kennenzulernen
- ein flexibles Arbeitszeitmodell und die Möglichkeit, je nach Einsatz auch mobil zu arbeiten
IHRE QUALIFIKATION:
- eine abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau*Kaufmann für Büromanagement oder eine gleichwertige Berufsausbildung im verwaltenden/kaufmännischen Bereich
DAS BRINGEN SIE IDEALERWEISE MIT:
- sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- erste berufliche Erfahrung in einem Sekretariat oder im administrativen Bereich
- Kenntnisse im Umgang mit den gängigen MS Office-Anwendungsprogrammen sowie mit SAP-Anwendungen (insbesondere ESS, SRM und FI)
- Freude daran, sich in neue Arbeitsbereiche und Teams einzufinden
- souveränes Auftreten und eine gute Kommunikationsfähigkeit
- Organisationskompetenz, Serviceorientierung sowie Freude am Umgang mit Publikumsverkehr
- eine selbstständige, strukturierte und effiziente Arbeitsweise