Sekretariatsmitarbeiter*in
Diese Stelle ist in der Fakultät Physik im Bereich Kondensierte Materie zum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet zu besetzen. Die Tätigkeit wird nach Entgeltgruppe 8 TV-L vergütet. Es handelt sich um eine Vollzeitstelle. Eine Beschäftigung in bzw. Reduzierung auf Teilzeit ist grundsätzlich möglich.
IHRE AUFGABEN:
- Erledigung allgemeiner Sekretariatsaufgaben einschließlich selbstständiger Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
- administrative Betreuung von Mitarbeitenden, Studierenden und Gästen sowie Vorbereitung von Anträgen für Personalmaßnahmen
- projektbegleitende Budgetüberwachung und Kostenplanung sowie Verwaltung von Haushalts- und (internationalen) Drittmitteln
- Erstellung von Verwendungsnachweisen und Mitwirkung bei Beschaffungsprozessen sowie Materialverwaltung und Rechnungsprüfung
- Recherchetätigkeiten und Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Besprechungen, Veranstaltungen und Tagungen, einschließlich Protokollführung
- Abwicklung von Dienstreisen inklusive Reiseplanung und Reisekostenabrechnung
- Administration des Lehrbetriebs, z. B. Terminkoordination und Verwaltung von Noteneinträgen
- Vertretung bzw. Unterstützung anderer Einrichtungen der Fakultät, in Absprache zwischen Dekanat und den beteiligten Professuren/Einrichtungen
WIR BIETEN:
- eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit mit Gestaltungsmöglichkeiten und spannenden Herausforderungen
- vielseitige Möglichkeiten zur persönlichen Weiterentwicklung durch zahlreiche Weiterbildungsangebote
- ein geschlechtergerechtes und familienfreundliches Umfeld
- ein flexibles Arbeitszeitmodell
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IHRE QUALIFIKATION:
- eine abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau*Kaufmann für Büromanagement oder eine gleichwertige Berufsausbildung im verwaltenden/kaufmännischen Bereich
DAS BRINGEN SIE IDEALERWEISE MIT:
- Routine im Umgang mit der gängigen MS Office-Software
- Grundkenntnisse der SAP-Anwendungsprogramme (ESS, SRM, FIORI etc.) sowie Erfahrung mit dem Hochschulinformationssystem (BOSS, LSF)
- sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse
- starke Kommunikationsfähigkeit sowie ein professionelles Auftreten im täglichen Kontakt
- einen sicheren Umgang mit Zahlen und ein analytisches Verständnis
- hohe Eigeninitiative sowie eine selbstständige und strukturierte Arbeitsweise mit Interesse an neuen Herausforderungen
- ausgeprägte Organisationskompetenz und Freude daran, Prozesse aktiv zu steuern
- die Fähigkeit, auch bei wechselnden Anforderungen den Überblick zu behalten