Assistent*in im Büro des Kanzlers
Diese Stelle ist im Rektorat zum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet zu besetzen. Die Tätigkeit wird je nach Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen bis Entgeltgruppe 10 TV-L vergütet. Es handelt sich um eine Personalentwicklungsstelle. Bewerber*innen, die noch nicht die persönlichen Voraussetzungen nach Entgeltgruppe 10 TV-L erfüllen, sind bereit entsprechend notwendige Fort- und Weiterbildungen zu erbringen, um die persönlichen Voraussetzungen zu erwerben. Es handelt sich um eine Vollzeitstelle. Eine Beschäftigung in bzw. Reduzierung auf Teilzeit ist grundsätzlich möglich.
IHRE AUFGABEN:
- eigenständige Erledigung allgemeiner Sekretariats- und Assistenzaufgaben inklusive Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen
- Terminplanung und -koordination sowie selbstständige Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Veranstaltungen und Gremiensitzungen in Abstimmung mit der Koordinatorin des Kanzlers
- Recherche, Zusammenstellung und adressatengerechte Aufbereitung von Unterlagen
- Koordination der Zusammenarbeit zwischen den Geschäftsbereichen des Rektorats
- Organisation von Veranstaltungen wie. bspw. Strategietagungen und Netzwerkveranstaltungen
WIR BIETEN:
- ein inklusives, faires und motivierendes Arbeitsklima in einem kollegialen Team
- eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem interessanten Aufgabengebiet
- die aktive Unterstützung bei der Einarbeitung und beruflichen Weiterentwicklung
- ein geschlechtergerechtes und familienfreundliches Umfeld
- ein betriebliches Gesundheitsmanagement, vergünstigtes Mittagessen in verschiedenen Mensen, Teilnahme am Hochschulsport, kostenlose Parkplätze u. v. m.
IHRE QUALIFIKATION:
- ein abgeschlossenes Hochschulstudium oder eine gleichwertige Qualifikation, z. B. Qualifizierungslehrgang Hochschulmanagement, der Verwaltungsangestelltenlehrgang II, bzw. die Bereitschaft einen gleichwertigen Abschluss zu erlangen
DAS BRINGEN SIE IDEALERWEISE MIT:
- erste Erfahrung in der allgemeinen Verwaltung und der Führung eines Geschäftszimmers, gerne auch mit den Abläufen einer modernen Hochschulverwaltung
- Routine im Umgang mit der gängigen MS Office-Software und Kenntnisse der SAP-Anwendungsprogramme (ESS, SRM, FIORI etc.)
- sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- ein ausgeprägtes Organisationstalent sowie einen sicheren Umgang mit Zahlen und ein gutes analytisches Verständnis
- eine selbstständige und strukturierte Arbeitsweise sowie Freunde an der Zusammenarbeit im Team
- hohe Eigeninitiative, starke Kommunikationsfähigkeiten und Erfahrung im Umgang mit Publikumsverkehr