Sachbearbeiter*in im Bereich Sekretariat und Controlling
Diese Stellen sind in der Fakultät Maschinenbau am Institut für Produktionssysteme (IPS) zum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet zu besetzen. Die Tätigkeit wird nach Entgeltgruppe 9a TV-L vergütet. Es handelt sich um eine Vollzeitstelle. Eine Beschäfttigung in Teilzeit, z. B. aufgeteilt auf 2 x 50 % der regelmäßigen Wochenarbeitszeit, ist ebenfalls möglich.
IHRE AUFGABEN:
- eigenverantwortliche Überwachung und Steuerung der Haushalts- und Drittmittelbudgets sowie Kontrolle der Mittelverwendung
- Vorbereitung von Anträgen auf Umwidmungen, Mittelverschiebungen und Projektverlängerungen im Rahmen von Drittmittelprojekten
- Erledigung allgemeiner Sekretariatsaufgaben einschließlich selbstständiger Korrespondenz auf Deutsch und Englisch
- Unterstützung bei der Vorbereitung von Anträgen zu Personalmaßnahmen sowie Mitarbeit bei Beschaffungsprozessen
- Abwicklung von Dienstreisen inklusive Reiseplanung und Reisekostenabrechnung
- Mitwirkung bei der Planung und Durchführung von Besprechungen und (Lehr-)Veranstaltungen sowie (inter-)nationalen Konferenzen, Tagungen und Workshops
- Unterstützung des Teams bei weiteren administrativen Vorgängen
WIR BIETEN:
- ein inklusives und motivierendes Arbeitsklima in einem dynamischen und vielfältigen Team
- ein Umfeld ständiger Neuerungen, in dem Sie forschungsseitig am Puls der Industrie arbeiten und neue Entwicklungen begleiten können
- eine eigenständige und verantwortungsvolle Position, in der Sie Ihre Ideen einbringen können
- ein umfassendes Fort- und Weiterbildungsangebot für Ihre persönliche und berufliche Weiterentwicklung
IHRE QUALIFIKATION:
- eine abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau*Kaufmann für Büromanagement oder eine gleichwertige Berufsausbildung im verwaltenden/kaufmännischen Bereich
DAS BRINGEN SIE IDEALERWEISE MIT:
- erste Erfahrungen in der Budgetüberwachung, Drittmittelverwaltung oder im Rechnungswesen
- gute Englisch- und sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Routine im Umgang mit MS Office-Anwendungsprogrammen (Word, Excel) sowie mit SAP-Modulen (z. B. FI/CO, S4HANA)
- Kommunikationsfähigkeit und Freude am Umgang mit Publikumsverkehr
- Organisationskompetenz, Belastbarkeit sowie eine selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
- eine ausgeprägte Zahlenaffinität sowie Team- und Serviceorientierung