Sachbearbeiter*in im Bereich Sekretariat und Controlling

Diese Stellen sind in der Fakultät Maschinenbau am Institut für Produktionssysteme (IPS) zum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet zu besetzen. Die Tätigkeit wird nach Entgeltgruppe 9a TV-L vergütet. Es handelt sich um eine Vollzeitstelle. Eine Beschäfttigung in Teilzeit, z. B. aufgeteilt auf 2 x 50 % der regelmäßigen Wochenarbeitszeit, ist ebenfalls möglich.

eigenverantwortliche Überwachung und Steuerung der Haushalts- und Drittmittelbudgets sowie Kontrolle der Mittelverwendung
Vorbereitung von Anträgen auf Umwidmungen, Mittelverschiebungen und Projektverlängerungen im Rahmen von Drittmittelprojekten
Erledigung allgemeiner Sekretariatsaufgaben einschließlich selbstständiger Korrespondenz auf Deutsch und Englisch
Unterstützung bei der Vorbereitung von Anträgen zu Personalmaßnahmen sowie Mitarbeit bei Beschaffungsprozessen
Abwicklung von Dienstreisen inklusive Reiseplanung und Reisekostenabrechnung
Mitwirkung bei der Planung und Durchführung von Besprechungen und (Lehr-)Veranstaltungen sowie (inter-)nationalen Konferenzen, Tagungen und Workshops
Unterstützung des Teams bei weiteren administrativen Vorgängen

ein inklusives und motivierendes Arbeitsklima in einem dynamischen und vielfältigen Team
ein Umfeld ständiger Neuerungen, in dem Sie forschungsseitig am Puls der Industrie arbeiten und neue Entwicklungen begleiten können
eine eigenständige und verantwortungsvolle Position, in der Sie Ihre Ideen einbringen können
ein umfassendes Fort- und Weiterbildungsangebot für Ihre persönliche und berufliche Weiterentwicklung

Was Sie darüber hinaus noch erwarten dürfen? – Hier finden Sie weitere Benefits der TU Dortmund.

eine abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau*Kaufmann für Büromanagement oder eine gleichwertige Berufsausbildung im verwaltenden/kaufmännischen Bereich

erste Erfahrungen in der Budgetüberwachung, Drittmittelverwaltung oder im Rechnungswesen
gute Englisch- und sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
Routine im Umgang mit MS Office-Anwendungsprogrammen (Word, Excel) sowie mit SAP-Modulen (z. B. FI/CO, S4HANA)
Kommunikationsfähigkeit und Freude am Umgang mit Publikumsverkehr
Organisationskompetenz, Belastbarkeit sowie eine selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
eine ausgeprägte Zahlenaffinität sowie Team- und Serviceorientierung